Как отчитываться Минтруду об обучении сотрудников охране труда

Некоторые работодатели могут сами обучать сотрудников охране труда, но должны уведомлять об этом. Разбираемся с экспертом в процессе: регистрации, оформления и подачи данных.

Работодатель, который обучает подчиненных охране труда, должен сообщить об этом Министерству труда: для этого он регистрируется в реестре обучающих организаций и затем подгружает данные об обучении в соответствующий реестр.

Если организация не внесена в один или оба реестра:

• обучение будет незаконным и сотрудников придется инструктировать заново;
• по ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ возможно предупреждение или штраф: для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей – от 2 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц – от 50 000 до 80 000.

В чем суть нового процесса?

Разбираемся в вопросе вместе с экспертом

Работодатели передают на сайт Минтруда информацию о своих подчиненных, завершивших обучение по охране труда. Эти данные вносятся в соответствующий реестр.

Кому не нужно отправлять данные о внутреннем обучении? Микропредприятиям, если обучение представляет собой инструктаж по ОТ на рабочем месте: использование средств индивидуальной защиты (СИЗ), оказание первой помощи, требования охраны труда и т. д.

На кого он распространяется? На работодателей, которые самостоятельно – то есть внутри компании – обучают сотрудников ОТ.

Как это нововведение влияет на охрану труда? Оно делает обучение в сфере более открытым и контролируемым для органов власти – а это, в свою очередь, требует более ответственного отношения к обучению по ОТ со стороны работодателей.

Как все работало раньше? До недавнего времени процесс обучения сотрудников по ОТ внутри организации не был четко регламентирован: например, для проверки знаний достаточно было создать комиссию. Сейчас работодатель должен иметь:

• места или помещения для обучения;
• необходимое оборудование;
• учебно-методическую базу;
• не менее двух обучающих специалистов – в штате или из сторонней компании;
• комиссию по проверке знаний.

С чем могут возникнуть проблемы?

• С приобретением материально-технической базы;
• организацией учебного кабинета, оснащением мест обучения;
• организацией самого обучения.

Все это несет материальные и трудовые затраты. Наша организация может помочь в организации обучения сотрудников – как в рамках аутсорсинга, так и в рамках Учебного центра.

В первом случае специалист подберет материалы для обучения и поможет организовать учебный кабинет, сам будет передавать данные об обучении в реестр Минтруда. Также есть материалы которые мы предоставляем через нашу программу EcoStandard.soft – бесплатно. В ней можно организовать обучение и проверку знаний сотрудников – вся информация, статистика и документы будут под рукой.

Во втором случае обучение в Учебном центре освобождает работодателя от всех организационных забот, в том числе от передачи сведений в реестр. Нужно просто подать заявку на обучение – все остальное наши эксперты сделают за вас.

Процесс подачи сведений

Кратко опишем алгоритм подачи данных по обучению ОТ в реестр Минтруда. В следующем блоке разберем каждый шаг подробно.

1. Сначала нужно зарегистрироваться в качестве обучающей организации. Вас внесут в реестр компаний, которые сами обучают своих сотрудников в сфере охраны труда. Без регистрации вы не сможете подать сведения об обучении. На данном этапе работодатель также указывает, что обладает всеми нужными ресурсами для обучения – информационными, техническими и т. д.
2. Когда Минтруд внесет вашу организацию в реестр, вы сможете добавлять информацию об обученных сотрудниках в личном кабинете на сайте Минтруда – как по одной записи за раз, так и массово из XML-файла.

Мы разработали цифровой помощник, который быстро конвертирует Excel-файл в XML. Это бесплатно.

Подробнее

Для работы с каждым реестром потребуется электронная цифровая подпись (ЭЦП) или усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Различие между двумя зашифрованными подписями заключается только в наличии квалифицированного сертификата в случае УКЭП. Юридические лица, индивидуальные предприниматели и нотариусы могут получить ЭЦП бесплатно в налоговой; УКЭП делают платно в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Оба процесса – регистрация и подача сведений – достаточно просты. Большая часть данных заполняется автоматически из портала Госуслуг, а с нашей инструкцией вы точно не заблудитесь на сайте Минтруда.

Если вы хотите делегировать мероприятия по охране труда опытным специалистам, можете обратиться к EcoStandard group. Мы полностью закрываем требования в этой сфере – проводим аудиты, обучения и тренинги, помогаем разработать документы и инструкции, оцениваем риски и предлагаем удобную систему для хранения данных, готовим к проверке ГИТ.
Заполните форму, и мы свяжемся с вами.

Инструкция: как подать сведения об обучении по ОТ в реестр Минтруда

Регистрируемся как обучающая организация

Шаг 1. Зайдите на сайт Минтруда России → Личный кабинет работодателя по охране труда → войдите через ЕСИА

• Вы вошли в профиль работодателя.

Шаг 2. → Обучение по охране труда → Уведомления по реестру работодателей → Добавить

• Вы видите форму, некоторые поля уже заполнены – данные подтянулись из системы ЕСИА.

Шаг 3.

• Тип уведомления → Регистрация в реестре индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, осуществляющих деятельность по обучению своих работников вопросам охраны труда
• Сведения о наличии методических материалов → Да
• Сведения о наличии в штате организации не менее 2-х работников или иных лиц, привлекаемых для обучения → Да
• Сведения о наличии комиссии по проверке знаний требований охраны труда → Да

→ Сохранить

• Вы просматриваете Уведомление со статусом «Новое».

Шаг 4.

• Если нашли ошибку: → Действия → Редактировать
• → Действия → Отправить → Отправить → ОК
• Выберите сертификат ЭЦП → Подписать и отправить

• Вы отправили Уведомление в Минтруд России.

Ждем внесения в реестр обучающих организаций Минтруда

Если вы все оформили правильно, ваше Уведомление получит статус «Принято», «Ожидает внесения в Реестр» или «Внесено в реестр». В ином случае – «Отклонено».

Вносим сведения об обученных сотрудниках

Шаг 1. Войдите в личный кабинет работодателя на сайте Минтруда → Обучение по охране труда → Реестр обученных лиц

• Вы видите страницу подсистемы «Проверка знаний требований охраны труда субъектами малого предпринимательства, социально ориентированными некоммерческими организациями».

Шаг 2. → Реестры → Реестр обученных по охране труда лиц

• Вы видите страницу работы с реестром и данные всех обученных работников: ФИО, должность, СНИЛС и название или ИНН места обучения.

Шаг 3. → К ожидающим записям → Записи, ожидающие добавление в реестр

Добавить вручную:

• → Добавить → Создать → Добавление отложенной записи → заполните пустые поля (часть уже заполнена автоматически) → Сохранить
• Записи, ожидающие добавления в реестр →добавленная запись → Действия → Добавить в реестр → подпишите запись ЭЦП → Подписать и отправить

Массовое добавление (через импорт XML-файла):

Шаг 1. Записи, ожидающие добавление в реестр → Добавить → Импортировать → выберите нужный XML-файл

Шаг 2. Записи, ожидающие добавление в реестр → выберите из импортированных записей те, которые хотите добавить → Действия → Добавить в реестр → подпишите запись ЭЦП → Подписать и отправить

• Готово! Теперь не забывайте вовремя передавать данные об обучении – установленного срока для этого нет, но номер реестра вносят в протокол проверки знаний. Если сведения не поданы, то и номер не внесен, а протокол считается не заполненным до конца. За это тоже можно получить штраф.