Как вернуть деньги из СФР (ранее ФСС)

Кто, как и сколько средств может компенсировать из бюджета фонда, как оформить заявление, почему могут отказать и на что тратить полученные деньги – в этом гайде отвечаем на частые вопросы по процедуре.

Что такое возврат средств из СФР

Каждый работодатель в РФ по закону обязан обеспечить своим работникам безопасные условия труда. Для этого организации создают систему охраны труда, т.е. комплекс мероприятий по обеспечению безопасности и здоровья персонала. Эти мероприятия должны устранять или снижать опасные и вредные факторы, предотвращать возможные несчастные случаи и профессиональные заболевания на предприятии.

Часть средств, которые работодатель тратит на такие мероприятия, он может компенсировать из Фонда социального страхования (ФСС). У процедуры есть четкие правила и алгоритм действий, по которому мы пройдемся в этом материале.

Какие законы регулируют процедуру

Основных документов, которые определяют порядок возмещения, два. Первый – это правила, утвержденные приказом Минтруда России 14.07.2021 №467н (далее – Правила). Они вступили в силу 19 сентября 2021 года. Правила устанавливают, что можно компенсировать за счет СФР (ранее ФСС), какие условия нужно соблюдать, какие документы и в какие сроки предоставлять, чтобы получить финансовую поддержку.

Второй документ – это постановление правительства РФ от 21.09.2021 №1584, которое вступило в силу с января 2022 года. Оно содержит новые нормы компенсации дополнительных затрат на восстановление здоровья работников, которые пострадали в результате травм или профзаболеваний.

Сколько можно компенсировать

Организации, которые регулярно отчисляют в СФР (бывший ФСС) средства на профилактику травматизма, могут рассчитывать на частичную компенсацию этих платежей. Размер возмещения составляет до 20% от суммы взносов за предыдущий календарный год, с учетом выплат страхователя по указанному виду страхования, если таковые были. Деньги СФР переводит сразу на расчетный счет организации.

Бюджет СФР, однако, ограничен и не может удовлетворить спрос всех организаций. Если средства были распределены еще до обращения компании за компенсацией, ведомство может ей отказать. Такой отказ считается законным, даже если все документы будут в порядке и предоставлены в срок.

Чтобы узнать, на какую сумму компенсации может рассчитывать организация, достаточно связаться с СФР по телефону или электронной почте. Номера телефонов и адреса отделений СФР доступны на сайте ведомства. Нужно продиктовать оператору ИНН и регистрационный номер организации, и он озвучит сумму.

Как выбрать мероприятия для компенсации

Полученные от СФР (ранее ФСС) средства нельзя просто положить на счет или потратить, скажем, на зарплаты сотрудникам – их можно пустить только на мероприятия по охране труда. После того, как станет ясна сумма возврата, следует определить эти мероприятия, например:

• схемы систем водоотведения и водопотребления;
• программа оценки качества сточных вод, включая дренажные;
• программа регулярных наблюдений за водным объектом и его водоохранной зоной (далее – программа наблюдений).

Программы из пунктов 2 и 3 должны включать:

• покупка СИЗ для работников: обувь, перчатки, очки, респираторы;
• санаторно-курортное лечение для восстановления здоровья и работоспособности сотрудников;
• аптечки с необходимыми лекарствами и средствами первой помощи;
• обучение по охране труда для работников;
• оборудование для проведения обучений по охране труда;
• процедура СОУТ;
• медосмотры для профилактики и диагностики профессиональных заболеваний;
• другие меры, способствующие улучшению условий труда и снижению рисков.

Полный перечень мер приведен в Правилах.

Можно выбрать одну или несколько мер, в зависимости от суммы возврата. Главное условие: меры должны быть реализованы в течение текущего года и отчет о них должен быть представлен в СФР не позднее 15 декабря текущего года. Т.е. в каком году подали заявку на возврат средств и получили их на расчетный счет, в том же году проводите мероприятия и в том же году отчитываетесь по ним обратно в СФР.

Как получить одобрение СФР на возврат средств

Когда вы определились с суммами и мероприятиями, вам нужно получить подтверждение от фонда, что он готов вернуть деньги. Для этого подайте заявление в СФР (бывший ФСС) до 1 августа текущего года – до того, как вы реализуете свои планы и отчитаетесь по ним.

К заявлению нужно приложить план финансового обеспечения, перечень мероприятий и другие документы – список зависит от выбранных мер. Подать заявление можно в электронном виде через Госуслуги, а также на бумажном носителе лично или по почте. Подавать лично можно в клиентском офисе СФР, территориальном отделении СФР или МФЦ).

Не откладывайте подачу заявления на последний момент, так как средства СФР могут закончиться раньше, чем вы успеете их забрать. Также фонд может потребовать исправить или дополнить ваши документы, если найдет в них ошибки или противоречия – на это тоже лучше заложить время.

Как компенсировать разные виды мероприятий

Приказ №467н детально описывает, какие условия и процедуры необходимы для получения компенсации за каждую меру профилактики. В этой статье мы не будем повторять его содержание, а поделимся своим опытом и советами специалистов фонда, которые помогут избежать ошибок и ускорить возврат средств.

Медицинские осмотры

Для получения средств от СФР (ранее ФСС) необходимо предоставить фонду список работников, которые прошли медицинские осмотры и имеют право на компенсацию. Если среди них есть лица, которые не подпадают под эту категорию, их нужно выделить в отдельный список.

Кроме того, СФР проверяет соответствие бухгалтерских документов и плана финансового обеспечения. Если обнаружат расхождения, акты оказания услуг нужно будет дополнить детализацией, в которой указать фамилии работников и стоимость их медицинских осмотров. Эту информацию можно получить у медицинского центра, который проводил осмотры.

Покупка средств индивидуальной защиты (СИЗ)

В этой ситуации одно из требований — указывать должности работников по типовым нормам, а не по штатному расписанию. Это упростит проверку и сравнение данных со стороны СФР.

Еще одно условие — качество СИЗ. Например, если речь идет о защитной обуви («Ботинки/Сапоги кожаные…»), то она должна быть изготовлена из натуральной кожи. Это подтверждается сертификатом соответствия, который нужно предоставить. Обувь из искусственных или смешанных материалов не подходит для компенсации.

Некоторые территориальные отделения ФСС могут потребовать фотографии коробок и упаковок, в которых была доставлена обувь, поэтому лучше сохранять их до получения компенсаций.

Стоимость СИЗ в отчетных документах должна быть указана с учетом НДС, который может составлять 10% или 20% в зависимости от товара.

И, наконец, будьте аккуратны с артикулами продукции. Они должны точно совпадать во всех документах (счетах, актах и т.д.), в сертификате и в заключении Минпромторга.

Внешнее обучение по ОТ

Если вы решили пустить средства СФР на заказ обучения по ОТ у внешнего подрядчика, помните, что не все категории работников подпадают под эту льготу. Т.е. не все категории сотрудников можно обучить за счет СФР. Перед заказом внимательно изучите все условия и нюансы.

Выбирайте надежную обучающую организацию. На рынке есть много недобросовестных учебных центров, которые не могут гарантировать юридическую силу своих сертификатов, поэтому лучше заранее запросить у подрядчика их аккредитацию и лицензию на ведение образовательной деятельности.

Проведение СОУТ

Чтобы компенсировать средства за проведенную СОУТ или потратить возмещенные из СФР деньги на эту процедуру, нужно внимательно выбирать подрядчика. Экспертная организация, которая будет проводить СОУТ, по закону обязана иметь не менее пяти сертифицированных экспертов, а также собственную лабораторию, аккредитованную на проведение необходимых исследований и измерений.

Организация инструктажей и обучения по ОТ

Речь идет о различных средствах и технике, которые помогают организовать обучение по ОТ: обучающие программы, приложения и пособия, специализированный софт для учета травматизма, а также компьютеры, экраны, проекторы, микрофоны и другое оборудование для обучающего класса. Все это тоже можно приобретать на средства, компенсированные из СФР.

Например, у EcoStandard group есть комплексное решение в сфере ОТ: информационные стойки с доступом к EcoStandart Soft.

Пользователю регистрируют личный кабинет с доступом по логин-паролю или по карточке-пропуску (карте СКУД). В рамках личного кабинета сотрудник может пройти инструктаж, распечатать журнал и документы или же подписать их с помощью ЭЦП, все под фотофиксацией. Стойки полностью автоматизируют проведение инструктажей для посетителей – специалисту по ОТ больше не нужно присутствовать.

Такое решение будет полезно любой организации, но особенно пригодится там, где у сотрудников нет компьютеров на рабочих местах – например, у рабочих на производстве. Информационные стойки в таком случае станут удобным способом провести таким сотрудникам разные виды инструктажей.

Как скоро СФР ответит на заявление

Скорость рассмотрения заявления зависит от того, сколько страховых взносов было уплачено за предыдущий год: для сумм менее 10 тыс. рублей срок рассмотрение составляет 10 рабочих дней с момента получения документов, а для сумм более 10 тыс. рублей – 18 рабочих дней.

После рассмотрения заявления СФР (бывший ФСС) оформляет соответствующий приказ, подписывает его и в течение трех рабочих дней после подписания направляет заявителю. В случае отказа фонд обязан указать его причину.

Иногда запрошенная сумма оказывается избыточной. Об этом необходимо сообщить СФР до 10 октября текущего года (см. п.18 Правил), чтобы избежать штрафов.

Почему СФР может отказать

Существует всего четыре причины, по которым фонд может законно отказать в компенсации средств:

• недостаточность пакета документов в рамках заявления;
• наличие у заявителя долга перед СФР (ранее ФСС) на момент подачи заявки;
• предоставление недостоверных или искаженных данных в документах;
• нехватка бюджетных средств в СФР из-за большого спроса на финансовую помощь.

Если отказ связан с недостаточностью документов, страхователь может исправить ситуацию и подать заявку заново, но не позже 1 августа текущего года.

В других случаях отказ незаконен и может быть оспорен страхователем в вышестоящем органе Фонда или в суде по установленному порядку (согласно п.15 Правил).

Как отчитываться по профилактическим мероприятиям

Следует своевременно информировать фонд о том, как использовались компенсированные средства. Отправлять в СФР (бывший ФСС) отчеты о реализованных мерах необходимо раз в квартал. Для этих документов могут быть установлены разные требования в разных регионах, поэтому следует заранее узнать у представителя СФР, какой формат им нужен. Обычно к отчету прилагается форма-4 СФР, где указываются плановые и фактические расходы на профилактику.

После завершения всех запланированных мероприятий следует обратиться в СФР с заявлением о компенсации и предоставить документы, подтверждающие расходы. Сроки для этих документов могут быть разными в разных отделениях СФР, поэтому следует заблаговременно уточнить их у сотрудника Фонда.